Kaupungin kokoelmiin liittämiseen kuuluu mm. taideteoksen valokuvaaminen, teoksen tietojen kirjaaminen museotietojärjestelmään sekä erityisesti konservaattorin toteuttama teoksen vaiheisiin liittyvien dokumenttien ja valokuvien tallentaminen eri tavoin tulevaa käyttöä varten. Osa taideteoksista on hankinnan yhteydessä määritelty elinkaarisopimuksella määräaikaisiksi. Joskus teosta ei voida enää konservoida tai korjata, ja silloin se joudutaan poistamaan.
Julkisen taiteen ylläpitoon kuuluvat muun muassa tarkoin harkitut konservoinnit, tekniset korjaukset, erilaiset puhdistukset sekä suojaaminen ja tilojen käyttäjien opastaminen eli ennakoiva hoito.
Tilapalveluiden hallinnoimissa tiloissa ja pihoilla olevan taiteen eli prosentti- ja julkisen taiteen käsittelyohjeistusta on kehitetty kirjaten sekä ylläpitoon että säilyttämiseen liittyvät ohjeet kiinteistöylläpitojärjestelmään. Järjestelmää käyttävät kiinteistöjen käyttäjän edustajat, kiinteistömanagerit ja kiinteistönhoitajat.
